Datenschutzerklärung

Einleitung

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Webseiten der „FlexNow-Web-Anwendung der Ruhr-Universität Bochum“ (https://web.flexnow.ruhr-uni-bochum.de/).

Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet sind (wie Namen, Adresse, Geburtsdatum, Zeugnisdaten) oder wenn es gelingen kann, die Daten mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zuzuordnen (wie die Matrikelnummer).

Auf anderen Seiten der Ruhr-Universität Bochum (kurz RUB) können andere Bedingungen gelten.

Bei Fragen und Anmerkungen zum Thema „Datenschutz auf dieser Webseite“ Sie können sich an die in den folgenden beiden Abschnitten genannten Verantwortlichen der RUB wenden, oder aber auch gern an den Leiter des technischen FlexNow-Supports der RUB (FlexNow-RUB-Support genannt), Herrn Peter Fasching: peter.fasching@rub.de, Telefon: 0234 / 32-25995.

Zur Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten ist der Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e der DSGVO. Denn die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt, nämlich der Verwaltung der für die Prüfungsorganisation der Hochschule (RUB) relevanten Daten von Studierende.

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:02016R0679-20160504) und dem Landesdatenschutzgesetz NRW (https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_text_anzeigen?v_id=3520071121100436275) ist:

Name:	Ruhr-Universität Bochum
Adresse:	Universitätsstraße 150 44801 Bochum
Telefon:	0234 32-201
Fax:	0234 32-14201
E-Mail:	webmaster@ruhr-uni-bochum.de
Web:	www.ruhr-uni-bochum.de

Die Ruhr-Universität Bochum ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Rektor Prof. Dr. Dr. h. c. Martin Paul gesetzlich vertreten.

2. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:

Name:	Dr. Kai-Uwe Loser
Adresse:	Ruhr-Universität Bochum Universitätsstraße 150 44801 Bochum
Telefon:	0234 32-28720
E-Mail:	dsb@rub.de
Web:	https://dsb.ruhr-uni-bochum.de/

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Webserver-Logfiles

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite sind für die Bereitstellung der Informationen Daten über den aufrufenden Rechner erforderlich. Folgende Daten werden hierbei verarbeitet:

(1)	Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
(2)	das Betriebssystem des Nutzers,
(3)	die IP-Adresse des aufrufenden Systems,
(4)	Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
(5)	Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt.

Die Daten werden bei der Verarbeitung in Protokolldateien unseres IT-Systems gespeichert, den so genannten Logging-Dateien, kurz Logfiles. Ein Speichern dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für das vorübergehende Speichern der Daten und das Speichern in Logfiles ist der Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e der DSGVO. Denn die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt, nämlich der Verwaltung der für die Prüfungsorganisation der Hochschule (RUB) relevanten Daten von Studierenden.

Zweck der Datenverarbeitung

Das Speichern in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Dauer des Speicherns; Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Logfiles werden nach spätestens einem Jahr gelöscht. Aufgrund der genannten Zwecke besteht seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

4. Verwendung von Cookies

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet ein so genanntes Session-Cookie. Diese kleine Textdatei liegt auf dem Rechner, auf dem der Internetbrowser ausgeführt wird. Sie beinhaltet lediglich eine verschlüsselte Zeichenfolge, die bei der Navigation im System hilft. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies ist der Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e der DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Dauer des Speicherns; Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.
Die von uns im Rahmen der Nutzung von FlexNow angelegten Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich aus dem System abmelden oder Ihren Browser schließen.

5. Nutzung von FlexNow

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Studierenden und Lehrenden die Möglichkeit, das Online-Portal FlexNow zu nutzen. Mittels FlexNow haben Sie als Studierende/r die Möglichkeit, Ihren aktuellen Notenspiegel (in FlexNow „Datenblatt“ genannt) abzurufen sowie An- und Abmeldungen von Prüfungen vorzunehmen. Lehrenden ermöglicht FlexNow die Bereitstellung von Prüfungsteilnehmerlisten und die Noteneingabe. Auf den Servern von FlexNow werden neben den ggf. vom Nutzer selbst eingegebenen personenbezogenen Daten auch die folgenden Informationen in Logfiles gespeichert:

(1)	Den Zeitpunkt der Anmeldung am FlexNow-System,
(2)	den Nutzer-ID des im FlexNow-System angemeldeten Nutzers sowie
(3)	die von diesem im FlexNow-System durchgeführte Aktionen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist der Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e der DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Ihre Person betreffenden Daten werden verarbeitet, damit Sie als Studierende/r Ihren aktuellen Notenspiegel abrufen sowie An- und Abmeldungen von Prüfungen vornehmen können. Als Lehrende/r können Sie sich mit FlexNow Prüfungsteilnehmerlisten generieren und diese abrufen sowie Noten und sonstige Prüfungsleistungen eingeben. Die Speicherung der Daten in Logfiles erfolgt, um die Sicherheit der informationstechnischen Systeme, sowie die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der im FlexNow-System verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

Dauer des Speicherns; Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Ihre Person betreffenden Daten werden für die Dauer Ihres Studiums/Ihrer Anstellung als Mitarbeiter/in im Bereich der Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen an der Ruhr-Universität Bochum gespeichert. Nach Beendigung bzw. Abschluss Ihres Studiums bzw. nach Beendigung Ihrer Tätigkeit im Bereich der Verwaltung von Studien- und Prüfungsleistungen und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bzw. nach Ablauf der durch die Richtlinie der Ruhr-Universität Bochum vom 15. Januar 2004 festgelegten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren werden diese gelöscht.

6. E-Mail-Kontakt

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (E-Mail-Adresse, sowie weitere von Ihnen gemachte Angaben) von uns verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist der Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e der DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Speicherung der vom Nutzer zugesandten Daten insbesondere dessen E-Mail-Adresse wird für die Zustellung einer Eingangsbestätigung, die Beantwortung etwaiger Anfragen sowie der Sicherung der Qualität der Kommunikation benötigt.

Dauer des Speicherns; Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Ihre Person betreffenden Daten werden nach Ablauf der durch die Richtlinie der Ruhr-Universität Bochum vom 15. Januar 2004 festgelegten Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht.

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Verantwortlichen zu:

Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Falls eine solche Verarbeitung vorliegt können Sie Auskunft über den Zweck, die Daten, die Herkunft der Daten, Empfänger von Daten (inkl. internationaler Weitergaben) sowie Dauer des Speicherns erhalten.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung der Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind. Unter verschiedenen Voraussetzungen haben Sie das Recht die Daten Löschen zu lassen oder die Verarbeitung einzuschränken. Insbesondere Daten, die Sie freiwillig angegeben haben müssen gelöscht werden, wenn Sie ihre Einwilligung zurückziehen. Falls Daten weitergegeben wurden bezieht sich die Löschung auch auf die Empfänger von Daten und wir werden Ihnen die Empfänger Ihrer Daten mitteilen.
Für Fragen und Beschwerden können Sie sich in jedem Fall an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW, weitere infos unter: https://www.ldi.nrw.de).
Ebenso können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der RUB wenden; dieser ist unter dsb@rub.de erreichbar, weitere Informationen finden Sie hier: https://dsb.ruhr-uni-bochum.de